• Document: PROCESO Y POLITICAS DE GASTOS Y VIAJES INDICE
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PROCESO Y POLITICAS DE GASTOS Y VIAJES INDICE I OBJETIVO II ALCANCE III DISPOSICIONES GENERALES IV PROCEDIMIENTOS Y MONTOS MÁXIMOS AUTORIZADOS PARA ANTICIPOS DE VIAJE 1. HOSPEDAJE 2. ALIMENTOS 3. TRANSPORTE AEREO 4. TRANSPORTACIÓN TERRESTRE 5. GASTOS NO INCLUIDOS VI COMPROBACIÓN DE GASTOS a) COMPROBANTES PERDIDOS b) RESTRICCIONES c) SANCIONES d) SUGERENCIAS VII CONTROL DE GASTOS VIII REQUISITOS DE FACTURAS ANEXOS: 1 PROCESO Y POLITICAS DE GASTOS Y VIAJES I OBJETIVO Presentar los lineamientos mediante los cuales se regirán los viajes de aquellos empleados de KARDACOR que prestan servicio a Mabe, establecer controles para gastos de viaje para el personal Punto de Venta que permitan garantizar una función administrativa transparente equitativo y eficiente con el cumplimiento a las políticas de gastos de viaje. II ALCANCE Personal Punto de Venta: Promotores, Animadores y Supervisores. III DISPOSICIONES GENERALES Es responsabilidad del empleado que incurrirá en los gastos de viaje el debido cumplimiento de esta política, así mismo es responsabilidad de la Gerencia responsable hacer cumplir a su personal dicha normatividad. Los gastos de viaje serán autorizados conforme a la presente políticas, considerando la programación de viajes, presupuesto y los montos diarios autorizados para cada concepto. Gerencias de Trade Marketing, Líderes de Trade Marketing y JTMPV deberán revisar y autorizar todos los gastos de los empleados a su cargo. Queda prohibido que el empleado autorice sus propios gastos. Es responsabilidad del empleado outsourcing comprobar sus gastos de viaje para su reembolso con comprobantes que reúnan requisitos fiscales de la localidad deducibles a favor de la agencia de personal outsourcing. Es responsabilidad de las Gerencias de Trade Marketing, Líderes de Trade Marketing y JTMPV correspondiente su autorización y rechazar aquellos conceptos que estén fuera de la política. Cualquier gasto fuera de política será cargado a la cuenta del empleado outsourcing que lo haya realizado para su descuento por nómina. El personal de outsourcing no podrá solicitar gastos de viaje a Mabe Corporativo, estos deberán ser facturados por la agencia outsourcing a la que pertenece el empleado. Es responsabilidad de la agencia de outsourcing llevar el control de gastos de viaje por empleado outsourcing, que incluya el expediente completo con comprobantes fiscales, así como llevar el detalle por JTMPV y GTM. 2 PROCESO Y POLITICAS DE GASTOS Y VIAJES Es responsabilidad de la agencia outsourcing enviar la facturación del mes en curso dos meses posteriores al corte para su validación y pago. Cualquier gasto no contemplado entre los límites establecidos en las presentes políticas será cargado a la cuenta del empleado que lo haya realizado para su descuento por nómina. Toda cuenta de gasto, deberá ser autorizada por Mabe así como la Gerencia de Promociones, para que sea válida. De no contar con estas autorizaciones, el importe del depósito de ese viaje, será descontado vía nómina. Adicionalmente los gastos de viaje se sujetarán a las siguientes políticas específicas: IV PROCEDIMIENTOS Y MONTOS MÁXIMOS AUTORIZADOS PARA VIAJE  El solicitante deberá enviar el formato para autorización del Gerente de Trade Marketing ó Líder de Trade Marketing.  El Gerente de Trade Marketing o JTMPV deberá prever con tiempo y anticipación los gastos solicitados por lo menos con una semana (Ventas Nocturnas)deberá tomar sus provisiones.  La Gerencia de Trade, autoriza el gasto y lo envían vía electrónica copiando al responsable de compañía outsourcing y EDPV.  Es responsabilidad de la agencia outsourcing realizar los anticipos de viaje al empleado subcontratado por ésta misma, en un máximo de 3 días hábiles una vez recibida la autorización correspondiente.  La agencia outsourcing será la responsable de informar la fecha de depósito vía portal MABE al solicitante.  El solicitante verificará el depósito y confirma a la agencia de outsourcing vía correo electrónico. (Regresar) La agencia outsourcing deberá verificar que:  El "Reporte de Gastos" esté firmado por la persona que solicitó el gasto.  Las comprobaciones deberán cumplir con las políticas de gastos y con los requisitos fiscales.  Las sumas de los comprobantes deben coincidir con el formato de "Cuenta de Gastos."  La comprobación deberá venir por el monto depositado, de sobrar dinero deberán anexar ficha de depósito haciendo la devolución del monto sobrante. De no ser así se procederá a descontar al promotor vía

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