• Document: ACTIVIDADES OTSE TEMA 4. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES Y EVENTOS
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CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO - OTSE IES LUIS SEOANE ACTIVIDADES OTSE TEMA 4. ORGANIZACIÓN DE REUNIONES Y EVENTOS 1. Caso práctico: tipo de reunión Una secretaria debe organizar una reunión, se trata del comité de nuevas tecnologías, que se encarga de asegurar el uso de las últimas tecnologías en el desarrollo de la empresa. Este comité se reúne habitualmente el primer martes de cada mes. La secretaria debe resolver las siguientes cuestiones con respecto a esta reunión: Se trata de una reunión ordinaria o extraordinaria? Requiere convocatoria? En la convocatoria debe figurar la hora de finalización? Requiere orden del día? Hay que levantar acta de la reunión? 2. Caso práctico: convocatoria de reunión Luisa Estévez es la secretaria de la Dirección General, tiene que redactar el orden del día para el Comité de dirección. A este comité que convoca el Director General, asisten todos los directores de la compañía, se celebra mensualmente y tiene como objetivo revisar la marcha de la empresa durante el mes anterior. La reunión tiene una serie de puntos que son fijos: análisis de los resultados económicos, información de la actividad comercial y proyectos en curso. El Comité de Dirección acordó en su momento que la reunión se convoque con una semana de antelación y solamente se traten los asuntos que figuren en la agenda, por lo que cada uno de los miembros de la dirección debe presentar las cuestiones que desee que se debatan, con la suficiente antelación para que se puedan introducir en ésta. El Director General estará ausente hasta la fecha en que se ha de celebrar la reunión del Comité. Luisa se pone en contacto con todas las secretarias para recordarles que la convocatoria se va a enviar en breve y que si sus directivos quieren añadir algún punto a la agenda, deberán hacerlo llegar con la mayor brevedad. La secretaria del área comercial informa que su jefe está 1 CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO - OTSE IES LUIS SEOANE ausente y no estará de regreso hasta el día del comité. Sin embargo, añade su secretaria, quiere discutir un asunto o dos, por lo que será mejor que Luisa espere a preparar la convocatoria al regreso del director comercial. Luisa debe tomar algunas decisiones puesto que como el Director General está fuera, no puede consultar ..Sabe que a él no le gusta que se incumplan las normas y si retrasa la convocatoria, ella estará incumpliéndolas. Ha valorado la posibilidad de retrasar el envío de la convocatoria pero no considera que sea la mejor opción, por ello, propone a su compañera que intente comunicarse con el director comercial. No hace falta interrumpirle, puede enviarle un mensaje corto al teléfono móvil y cuando él esté libre, podría enviarle los puntos que quiere tratar por ese mismo medio. De otro modo, ella dará curso a la convocatoria sin añadir ningún otro punto al orden del día. Valora la decisión tomada por la secretaria y además realiza la convocatoria de la reunión incluyendo el orden del día. Inventa todos los datos que necesites para la convocatoria, incluyendo nombre y logo de la empresa y nombre del director general. 3. Caso práctico: preparación de una reunión Tu jefa es la directora de marketing de una empresa de una cadena de distribución de electrodomésticos. Nuestra empresa tiene 40 tiendas en España y cada trimestre se realiza una reunión de la directora de marketing con los jefes/as de zona. El país está dividido en las zonas: Norte, Cataluña, Levante, Centro, Sur, Canarias, Baleares. A la reunión asistirán por tanto mi jefa, los jefes/as de zona y tu como secretario/a de la reunión que tomarás notas para levantar el acta de la reunión. La reunión tendrá una duración aproximada de dos horas y media, incluyendo un pequeño descanso para café. Tendrá lugar el día 14 de enero a partir de las 10 de la mañana. Para el orden del día de la reunión tenemos: lectura y aprobación del acta de la reunión anterior, informe de ventas de la cadena en el trimestre anterior, informe de ventas por zonas, nuevos productos y previsiones para el próximo trimestre. El informe de ventas de la cadena será presentado por nuestra jefa. También presentará los nuevos productos y las previsiones para el próximo trimestre. 2 CICLO SUPERIOR DE SECRETARIADO - OTSE IES LUIS SEOANE Tienes que realizar el siguiente trabajo:  Redacta la convocatoria de la reunión inventando todos los datos que sean necesarios  Recoge en un informe de preparación de la reunión los siguientes puntos: o Título de

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